Pretpostavimo da upotrebljavate aplikaciju za obradu teksta. U nekim se oglasima od Vas traži da pišete rukom, međutim, skica je prilično ista.

Počnite pažljivim odabirom fonta. Želite biti jasni u komunikaciji pa ne upotrebljavajte „script” — font koji izgleda kao rukopis. Odaberite ili Times New Roman, koji je prilično služben ili Arial, koji izgleda modernije. Oba se lako čitaju.

Službeno se pismo sastoji od standardnih dijelova, i ako izostavite koji dio, čitatelj će pretpostaviti da ili ne znate ili Vam nije stalo nešto učiniti ispravno.

U gornjem desnom uglu pišete svoju punu adresu. Ostavite jedan redak prazan, a zatim upišite nadnevak. NE STAVLJAJTE svoje ime u prvi redak adrese.

Na lijevu stranu papira napišite ime, odjel i adresu osobe kojoj pišete – primatelju. U velikim se tvrtkama pisma često otvaraju u odjelu pošte i zatim se dijele – pismo se ne će zagubiti ako napišete adresu.

Možete pismo započeti navođenjem teme pisma kako bi primatelj odmah znao o čemu pišete.

Zatim dolazi pozdrav - „Dragi/Poštovani gdine” ili „Poštovani gdine Horvat”.

Potrudite se upotrijebiti ispravno ime i titulu. Ako niste sigurni, možete i nazvati prije slanja pisma. Preporučeno je upotrijebiti zarez iza imena.

Odmah se bacite na posao – pretpostavite da pišete zaposlenoj osobi koja nema vremena na pretek. Neka Vam rečenice budu kratke i jasne.

Svaku novu misao označite novim odlomkom, a između odlomaka ostavite jedan prazan redak.

Ako pismo pišete pomoću aplikacije za obradu teksta ili na pisaćoj mašini, nema potrebe posebno uvlačiti svaki novi odlomak, što nije slučaj ako pišete rukom.

Završite kratkom rečenicom u kojoj se radujete odgovoru.

Uvijek imajte na umu ton Vašeg pisma. Ako pišete zamolbu za posao, želite da Vas čitatelj doživi kao organiziranu i urednu osobu. Ako ulažete žalbu, budite oštri, ali ne i ljutiti i pazite da ste uključili sve činjenice. Ako predstavljate slučaj, neka je poruka jasna.

Pismo završite sa „S poštovanjem” ili „Pozdrav”, ovisno kome pišete.

Napišite svoje ime na dno pisma, ostavljajući dovoljno mjesta iznad za potpis. Nisu svi potpisi čitki, a Vi želite da primatelj Vašeg pisma zna tko je poslao pismo.

Provjerite pravopis. Nemojte se oslanjati na provjeru pravopisa Vaše aplikacije za obradu teksta jer su moguće pogrješke.

Na kuvertu pažljivo napišite adresu jer i to utječe na dojam koji ćete ostaviti.